Chuẩn bị hồ sơ quyết toán thuế - tiếp đón đoàn kiểm tra thuế

[Chuẩn bị hồ sơ quyết toán thuế. Tham khảo áp dụng với từng chi cục thuế và từng trường hợp cụ thể có thể khác]

Các nhân viên thuế sẽ đi thành từng tốp 2-3 người hoặc nhiều hơn nữa tùy theo khối lượng công việc. Mỗi người họ sẽ kiểm tra từng mục thuế khác nhau nên nếu bạn không muốn bị quay vòng vòng một lúc bởi hàng tá câu hỏi của họ, bạn nên sắp xếp lịch trước để không rơi vào tình huống bị động.
Các sắp xếp tổ chức chứng từ bạn nên thực hiện như sau:

Thuế giá trị gia tăng
- Thường được bắt đầu bằng công đoạn kiểm tra hoá đơn theo báo cáo thuế. Do vậy bạn cần sắp xếp hóa đơn GTGT đầu ra đầu vào bản gốc kèm theo các tờ khai, nhớ sắp xếp theo thứ tự để họ kiểm tra.
- Cần phải kiểm tra lại tất cả các hóa đơn đã kê khai trước khi họ vào kiểm tra
- Các hóa đơn bị mất bản gốc, chỉ có bản pho to cần chuẩn bị kèm theo các công văn báo mất đã gửi cơ quan thuế.
- Các hóa đơn đầu ra hủy cần pho to kèm với biên bản hủy để riêng ra.
- Các hoá đơn mua hàng có giá trị lớn hơn 20 triệu đồng trở lên bạn nên có bản sao chứng từ thanh toán kèm theo để đỡ mất công mỗi lần cán bộ thuế hỏi lại phải đi tìm trong đống sổ phụ ngân hàng.nếu không có bạn có thể lập bảng kê thanh toán qua ngân hàng để giải trình cho dễ.
- Nhân viên thuế thường sẽ đòi 1 file excel tổng hợp tất cả các báo cáo thuế cho họ và mẫu sổ trên excel hoặc trên PM để họ tiện kiểm tra. Nên tốt nhất mình lập sẵn một file excel tổng hợp đó khi họ cần cung cấp được luôn.

Thuế Thu nhập cá nhân
Các hồ sơ tài liệu cần chuẩn bị:
- Hợp đồng lao động
- Bảng lương và các chứng từ thanh toán lương kèm sẵn một file excel tổng hợp loại thuế này chuyển cho họ.bảng chấm công và bảng thông báo bảo hiểm.
- Các biên lai khấu trừ thuế cho các lao động không ký hợp đồng
- Các chứng từ liên quan đến đăng ký giảm trừ gia cảnh, giấy chứng nhận người phụ thuộc không có thu nhập, các bản sao giấy khai sinh. . .
- Bản sao công chứng hộ chiếu, visa của các cá nhân người nước ngoài.
- Các ủy quyền quyết toán thuế của các lao động quyết toán thuế tại doanh nghiệp.
- Các giấy tờ khác liên quan.

Thuế thu nhập doanh nghiệp
Thuế TNDN là loại thuế mà liên quan đến toàn bộ hệ thống tài chính kế toán của doanh nghiệp, nên hồ sơ của loại thuế này chính là toàn bộ sổ sách kế toán, tài liệu kế toán của doanh nghiệp.
Ngoài các hồ sơ tài liệu đã chuẩn bị cho các loại thuế trên, thì bộ hồ sơ thuế TNDN cần chuẩn bị:
- Sổ sách kế toán đã in, ký, đóng dấu của doanh nghiệp...
- Chứng từ photo kẹp với phiếu chi, phiếu thu, phiếu nhập, phiếu xuất, phiếu kế toán.
- Bảng tính giá thành dịch vụ, hàng hóa gia công sản xuất
- giá vốn của hàng hóa, dịch vụ
- Hợp đồng mua bán
- Hồ sơ tài sản cố định
- Hồ sơ ngân hàng
- Các quyết định lương, quyết định khấu hao, quyết định thôi khấu hao, bảng đăng ký trích khấu hao
- Bảng tính khấu hao, bảng phân bổ chi phí, bảng phân bổ doanh thu
- Biên bản hủy hàng hỏng, biên bản kiêm kê kho, biên bản kiểm kê quỹ, nghiệm thu khối lượng công việc hoàn thành...
- Tờ trình về các công việc, kế hoạch chi tiêu năm...
- Đối chiếu công nợ, xác nhận số dư ngân hàng, các quyết định xử lý công nợ, công văn đòi nợ từng lần 

Hóa đơn 
- Đối với hóa đơn đặt in 
+ Niêm yết mẫu hóa đơn
+ Hợp đồng, bản thanh lý, hủy bản kẽm, tờ khai thông báo phát hành hóa đơn.

Sổ kế toán : (hình thức nhật ký chung)

- Sổ nhật ký chung

- Sổ nhật ký thu tiền

- Sổ nhật ký chi tiền

- Sổ nhật ký mua hàng

- Sổ nhật ký bán hàng

- Sổ cái tài khoản: tất cả các TK phát sinh

- Sổ chi tiết tài khoản

- Sổ quỹ tiền mặt

- Sổ tiền gửi ngân hàng (chi tiết từng ngân hàng)

- Bảng trích khấu hao tài sản cố định

- Thẻ tài sản cố định

- Bảng phân bổ CCDC

- Bảng chi tiết nhập xuất tồn hàng hóa

- Thẻ kho

- Sổ chi tiết công nợ phải thu

- Sổ chi tiết công nợ phải trả

- Biên bản đối chiếu công nợ đến hết năm tài chính

- Sổ chi tiết tiền vay

Các sổ khác theo yêu cầu quản lý của DN

Các hồ sơ khác

- Giấy phép đăng ký kinh doanh

- Tờ khai thuế môn bài

- Mẫu 08 về đăng ký tài khoản ngân hàng

- Mẫu 06 về đăng ký tự nguyện áp dụng phương pháp thuế GTGT khấu trừ (đối với DN có doanh thu dưới 1 tỷ năm 2012 đến 2013)

- Giấy nộp tiền và bảng kê các khoản phát sinh và nộp ngân sách nhà nước

Hợp đồng

- Hợp đồng mua vào

- Hợp đồng bán ra

- Tờ khai hải quan (nếu có hàng hóa xuất khẩu).

- Hồ sơ dự toán quyết toán công trình kèm theo bản photo các chi phí liên quan (nếu là DN xây dựng)

- Bảng định mức tiêu hao nguyên vật liệu.


[Khâu đón tiếp đoàn kiểm tra, tham khảo áp dụng với từng chi cục thuế và từng trường hợp cụ thể có thể khác]

Khi đoàn kiểm tra xuống ngoài khâu chuẩn bị sổ sách chỉn chu thì khâu chuẩn bị quà nước cũng rất quan trọng. 
Đoàn kiểm tra rất thân thiện, nhưng đừng để họ đánh lừa mình bằng sự thân thiện đó mà lỡ dại nói ra điều gì khiến họ nắm được yếu điểm, khai thác thông tin bất lợi cho doanh nghiệp.
Có những vấn đề khó giải quyết quá cứ bình tĩnh trì hoãn đến tối về nghĩ cách giải quyết, hoặc có thể bạn biết, nhưng ko nói vội, cứ từ từ, hôm sau mới nói.
Thuế cũng giống như cơ cảnh sát điều tra vậy, sẽ có một người đóng vai tốt và một người đóng vai xấu, là kế toán bạn nên thật bình tĩnh bảo vệ số liệu của mình.

Categories: